В вашей фирме есть «слишком занятые сотрудники»?

Почему так отвечают - потому что если скажешь прямо, что не хочешь помогать, то испортишь отношения и получишь встречные вопросы "а почему?\а вот я тебе помогал\ а когда сможешь?". То есть вместо завершения диалога на которое они и рассчитывают, они могут получить еще более длинную дискуссию на эту тему. Возможно, вас устроил бы такой ответ и вы пошли бы дальше, но это устроит далеко не всех, а кое-кто еще и сочтет грубостью.

Отвечать "не знаю" тоже не всегда удобно, особенно когда всем понятно, что этот человек точно знает или по роду деятельности должен знать эту информацию. Особенно не хочется "не знать" перед лицом вышестоящих коллег: получается и себя не самым умным выставил и коллеге не помог.

А "занят" это убедительно и корректно. Никто не уточнял же чем он там занят, подразумевается, что в рабочее время человек занят своей работой, что вполне логично.

Да и вопросы бывают разные. Может у вас вопрос и адекватный. Но точно есть те, кто задают такие вопросы не с целью узнать ответ и научиться самому, а рассчитывая сбросить на других часть своей работы таким вот образом: часть задания одному скинул "ой, помоги", часть другому, а сам отдыхаешь.

Когда я пришла на одну из работ, со мной в кабинете работала коллега которая всегда мне помогала, как и я ей, но для других она всегда была "занята". Сначала я удивлялась: ну я же знаю, что она только что сидела без срочных поручений, как так? Это офис, там не безостановочное производство, бывают и моменты тишины. А после того как сама несколько раз "помогла" другим, фактически проделав бОльшую часть работы за них, и это они потом за работу премию получили, поняла в чём смысл такого рода занятости...

Занятость - это "доказательство" нужности.

Часто люди прикидываются постоянно занятыми, чтобы подчеркнуть свои высокие деловые и профессиональные качества.

Обыкновенный фуфлодром...